Untuk pengelolaan kegiatan administrasi akademik UNIKU telah memiliki sistem informasi akademik terpadu bernama SIKADUKU (Sistem Informasi Akademik Terpadu UNIKU) yang telah dikembangkan sejak tahun 2005. Sistem ini merupakan sistem informasi berbasis web yang dapat diakses oleh semua stake holder dari mana saja menggunakan akses internet. SIKADUKU dikelola oleh Pusat Sistem Informasi UNIKU.Sistem ini mencakup semua administrasi akademik mulai dari penerimaan mahasiswa baru sampai dengan penerbitan ijazah. Modul-modul utama yang ada dalam SIKADUKU adalah :

a. Modul Penerimaan Mahasiswa Baru

Modul Penerimaan Mahasiswa Baru pada SIKADUKU digunakan untuk pengelolaan penerimaan mahasiswa baru mulai dari pendaftaran, ujian saringan masuk, pelulusan sampai penerbitan nomor induk mahasiswa. Calaon mahasiswa baru dapat melakukan pendaftaran secara langsung melalui stand pendafataran maupun secara online melalui url https://admission.uniku.ac.id/. Pendaftar yang telah divalidasi oleh panitia penerimaan mahasiswa baru dapat selalu memantau jadwal ujian, hasil ujian dan pengumuman serta melengkapi data-data dari user area nya masing-masing secara online dari internet. Jika pendaftaran dilakukan di stand pendaftaran, petugas akan berinteraksi dengan sistem untuk memasukkan data pendaftaran melalui url https://enrollment.uniku.ac.id/dan selanjutnya pendaftar akan menerima akun untuk login ke user area nya untuk bisa memantau jadwal ujian, hasil ujian dan pengumuman serta melengkapi data-data pribadinya.

Untuk pengambilan keputusan, sistem dapat memberikan informasi-informasi global seputar proses penerimaan mahasiswa baru melalui menu EIS (Executive Information System) secara real time baik berupa angka ataupun grafik. Informasi yang dapat diambil dari sistem diantaranya jumlah pendaftar dan jumlah penerimaan, jumlah dan sebaran calon mahasiswa berdasarkan asal SLTA, berdasar kabupaten, berdasar pilihan program studi, berdasar sumber informasi, berdasarkan jalur penerimaan, dll.

b. Modul Proses Akademik

Modul ini digunakan oleh mahasiswa, program studi, dosen dan biro akademik dalam proses pengelolaan data kegiatan akademik. Mahasiswa dapat berinteraksi langsung dengan sistem melalui studentsite dengan url https://studentsite.uniku.ac.id/. Semua kegiatan administrasi akademik seperti pengisian FRS sampai menjadi KRS, pencetakan KRS, update data pribadi, melihat nilai mata kuliah, pecetakan nilai hasil studi, pengajuan PPL, KKN, dll dilakukan secara online melalui studentsitenya. Dari sini juga mahasiswa dapat melihat informasi silabus/RPS mata kuliah, jadwal kuliah, kehadiran, keuangan, jadwal PPL, jadwal KKN dll.

Sementara itu dosen berinteraksi dengan SIKADUKU menggunakan staffsitenya masing-masing dengan url https://staffsite.uniku.ac.id/ baik itu untuk menyimpan silabus/RPS, nilai mata kuliah yang diampunya maupun melihat informasi jadwal mengajar, kehadiran mahasiswa di mata kuliah yang diampunya, dll. Bagi Dosen Pembimbing Akademik dapat melihat semua data mahasiswa bimbingannya mulai dari data pribadi mahasiswa bimbingannya, nilai mata kuliah mahasiswa bimbingannya, kehadiran perkuliahan mahasiswa bimbingannya, dll serta dapat berinteraksi dengan mahasiswa bimbingannya pada saat proses pengisian FRS.

Program studi dan biro akademik sebagai pengelola semua proses akademik akan berinteraksi dengan sistem melalui url https://academic.uniku.ac.id/ menggunakan hak akses masing-masing. Dari sini program studi dan biro akademik dapat mengendalikan semua kegiatan akademik.

Kegiatan akademik yang dicakup di dalam modul ini adalah :

1. Pra perkuliahan

Kegiatan pra perkuliahan merupakan kegiatan penyiapan pra kondisi agar kontrak kredit dapat dilakukan. Pada kegiatan ini program studi dan biro akademik memegang peranan. Mereka akan berinteraksi dengan SIKADUKU untuk melakukan:

  • Penetapan dosen pembimbing akademik (PA) untuk masing-masing mahasiswa dilakukan oleh program studi. Dosen PA akan membimbing mahasiswa bimbingannya pada saat konrak kredit yang dilakukan secara online melalui SIKADUKU. Secara otomatis dosen yang telah ditetapkan sebagai PA akan dapat melihat daftar mahasiswa bimbingannya dari staffsite.

  • Penetapan mata kuliah yang ditawarkan pada semester berjalan.

  • Penetapan jadwal perkuliahan meliputi jam, ruangan dan dosen pengampu oleh program studi.

  • Upload silabus dan RPS oleh dosen pengampu mata kuliah.

  • Penetapan jadwal kontrak kredit oleh biro akademik. Mahasiswa hanya dapat melakukan pengisian formulir rencana studi dari SIKADUKU pada rentang waktu yang telah dijadwalkan. Di luar itu, mahasiswa harus menempuh prosedur terlambat kontrak kredit.

  • Penetapan biaya perkuliahan oleh biro keuangan.

2. Kontrak kredit dan batal tambah

Proses kontrak kredit dan batal tambah mata kuliah dilakukan secara online penuhmenggunakan SIKADUKU dengan melibatkan mahasiswa, dosen pembimbing akademik dan program studi. Setelah memasuki masa kontrak kredit, mahasiswa dari studentsite-nya menentukan mata kuliah yang akan diusulkan untuk dikontrak di semester berjalan dan mengajukannya kepada dosen pembimbing akademik. Dosen PA dari staffsite-nya dapat melihat dan meneliti ajuan KRS mahasiswa dan memberikan persetujuan jika telah dipandang sesuai. Jika belum setuju, dosen PA memberikan sara-saran perbaikan kepada mahasiswa yang akan dapat di lihat di studentsite mahasiswa bersangkutan. Setelah disetujui dosen PA, selanjutnya ajuan KRS mahasiswa akan diteliti oleh program studi dan jika dipandang telah sesuai program studi memberikan persetujuan. Setelah disetujui oleh program studi, status ajuan KRS berubah menjadi KRS. Mahasiswa dapat melihat semua KRS di tiap semester yang telah ditempuhnya serta nilai mata kuliah yang telah dicapai melalui studentsite.

3. Perkuliahan (pencetakan absensi kehadiran mata kuliah, input absensi harian, pemantauan).

Setelah masa kontrak kredit habis, program studi dapat melakukan pencetakan absensi perkuliahan untuk masing-masing mata kuliah dari SIKADUKU yang akan ditandatangani oleh mahasiswa dan dosen pada setiap pertemuan perkuliahan. Setiap selesai perkuliahan, petugas di program studi memasukkan data kehadiran perkuliahan mahasiswa ke dalam sistem. Data absensi kehadiran perkuliahan ini dapat dilihat oleh mahasiswa dari studentsite maupun dosen dari staffsite. Untuk keperluan pengendalian proses perkuliahan, program studi dan biro akademik dapat memantau semua data absensi perkuliahan.

4. Penyelenggaraan UAS

Untuk penyelenggaraan Ujian Akhir Semester, terlebih dahulu program studi akan memasukkan jadwal UAS ke dalam sistem yang mencakup waktu, ruangan, mata kuliah dan pengawas ruangan. Setelah itu program studi dapat mencetak absensi UAS per ruangan ujian per mata kuliah dari SIKADUKU. Sistem akan memfilter daftar peserta UAS dengan ketentuan bahwa hanya mahasiswa yang kehadirannya dalam perkuliahan lebih dari sama dengan 75% dan telah memenuhi syarat keuangan saja yang ada dalam daftar hadir peserta UAS.Mahasiswa secara online dapat memantau keikutsertaannya (sudah terdaftar/belum) dalam UAS melalui studentsite-nya.

5. Nilai Mata Kuliah

Nilai mata kuliah dimasukkan ke dalam sistem oleh dosen pengampu mata kuliah dari staffsite pada rentang waktu pemasukan nilai yang telah ditetapkan oleh biro akademik. Diluar rentang waktu tersebut hanya program studi yang memiliki akses ke basis data nilai. Selama masa pengisian nilai, program studi dan biro akademik dapat memantau progress input nilai oleh dosen pengampu.

6. Semester Pendek

Semua proses administrasi kegiatan semester pendek di UNIKU dilakukan melalui SIKADUKU, mulai dari penentuan mata kuliah yang ditawarkan, penjadwalan, kontrak kredit, cetak absensi, input absensi sampai input nilai akhir. Program studi mengadministrasi kegiatan semester pendek melalui url https://academic.uniku.ac.id/ dan mahasiswa melalui https://studentsite.uniku.ac.id/.

7. Pendaftaran PPL/KKN

8. Proses Sidang Skripsi/Thesis

c. Modul Keuangan Mahasiswa

Modul ini adalah bagian dari SIKADUKU yang menjalankan proses penerbitan tagihan biaya perkuliahan mahasiswa, merekam transaksi pembayaran biaya perkuliahan oleh mahasiswa dan penerbitan laporan keuangan perkuliahan mahasiswa yang merupakan rangkuman dari semua transaksi keuangan perkuliahan. Pengguna utama modul ini adalah biro keuangan melalui aplikasi loket ataupun menu keuangan di url https://academic.uniku.ac.id/ dan mahasiswa melalui url https://studentsite.uniku.ac.id/.

Di awal tahun akademik, biro keuangan akan menetapkan biaya-biaya perkuliahan sesuai dengan peraturan di dalam sistem melalui aplikasi loket keuangan. Selanjutnya penerbitan tagihan keuangan perkuliahan bagi setiap mahasiswa aktif secara otomatis dilakukan oleh sistem yang dipicu oleh pergantian tahun akademik dan kontrak mata kuliah. Meskipun demikian, biro keuangan dapat menerbitkan tagihan khusus melalui aplikasi loket jika diperlukan.

Pembayaran biaya kuliah oleh mahasiswa dilakukan melalui perbankan yang telah ditunjuk. Selanjutnya data transaksi pembayaran biaya perkuliahan mahasiswa yang ada di sistem perbankan diambil oleh SIKADUKU untuk diproses sesuai proritas tagihan yang telah ditetapkan biro keuangan. Mahasiswa dapat melihat semua tagihan biaya kuliah yang harus dibayarkan serta histori pembayaran yang telah dilakukan melalui studentsite-nya.

d. Modul Pengelolaan Sumber Daya Dosen

Akses ke modul ini dimiliki oleh bagian kepegawaian pada biro akademik. Dengan modul ini bagian kepegawaian dapat melakukan pengelolaan (insert, update, delete) data dosen di UNIKU termasuk pemberian hak untuk mengajar di program studi mana berdasarkan peraturan yang berlaku. Data dari modul ini akan digunakan di modul proses akademik pada saat penjadwalan perkuliahan oleh program studi. Mata kuliah hanya dapat diampu (dijadwalkan) oleh dosen-dosen yang telah diberi hak mengajar oleh bagian kepegawaian melalui modul ini.